Classificando...

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Crítica do plano de classificação Conarq área-meio:

Neste plano as classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos. 

Em levantamento realizado (Souza 2006), a maioria (86%) dos usuários afirmou possuir dúvidas em relação à aplicação do Plano CONARQ na prática. As "queixas" mais comuns foram:

-Dificuldade de entendimento do Código por desconhecimento e/ou falta de clareza do instrumento;

-Possibilidade de classificar em mais de um código, ou seja, dá margem a múltiplas interpretações; e

-Defasagem do Código - não contemplando todas as funções e atividades desenvolvidas pelos órgãos

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. et al. O uso do código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos. Arquivistica.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 19-37, 2006.

A falta de clareza do instrumento e a possibilidade de classificar em mais de um código, se deve em parte porque o plano não detalha a classificação até ao nível do tipo documental.

A aplicação do instrumento se torna bastante complicada devido o uso do termo “assunto”.  O termo deveria se referir, mais apropriadamente, ao conteúdo estrito de um documento. Ocorre que ora entendido como “atividade”, ora como “tema” gera inúmeras confusões. 

Podem ser encontradas, no mesmo nível de classificação, as seguintes incidências: assunto como função, tipologia documental ao lado de espécies documentais, atividade ao nível de uma função, tipologia documental empregada como assunto.

Portanto pela impossibilidade de classificar corretamente o “Registro Fotográfico” apresentado em sala de aula no Plano do Conarq passemos à utilização de outros três instrumentos:

Fundo: Asociación Caminos de Esperanza Madres de la Candelaria

Espécie

Registro Fotográfico

Função

Registro de marchas ou eventos públicos

Espécie e Função:

Registro Fotográfico de marchas     ou

Registro Fotográfico de eventos públicos

No plano Senado Federal:

O problema encontrado é que o plano classifica o Registro Fotográfico apenas como um dos insumos/produtos para a divulgação da instituição. Teremos que adápta-lo para comtemplar também o registro dos eventos de divulgação, por exemplo, através de fotos, de atividades realizadas.

A função existente é "Comunicação Institucional" em sua subfunção "Divulgação Institucional". Fazendo uma analogia às tipologias encontradas: Comprovante de Participação em Eventos (53.03.03.02), Relatório da Participação em Eventos (53.03.03.16) e Relatório referente à Promoção de Cerimônias e Eventos (53.03.03.18), podemos criar "Registro fotográfico de Cerimônias e Eventos".

Disponível no plano:

53 Função Comunicação Institucional

53.03 Subfunção Divulgação Institucional

53.03.02 Atividade Produção de Áudio, Imagem e Programa

53.03.02.17 Tipo Documental Registro Fotográfico

Sugestão de atualização/adaptação do plano:

53 Função Comunicação Institucional

53.03 Subfunção Divulgação Institucional

53.03.03 Atividade: Promoção de Cerimônias e Eventos

53.03.03.99 Tipo Documental  *Outros Tipos Documentais – Especificar:

*Registro fotográfico de Cerimônias e Eventos 

Eventualmente na próxima revisão/atualização do plano poderia, então, ser incluída a nova tipologia:

53.03.03.21 Tipo Documental Registro Fotográfico de Cerimônias e Eventos

Notem que a caracterização até o nível do Tipo Documental é o ponto forte no Plano do Senado e o nível de detalhamento alcança a Espécie e a Função.

No Plano do Estado de São Paulo:

Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

Subfunção: 02.01 Assessoria de imprensa

Atividade: 02.01.04 Produção de registros de imagem e som

02.01.04.02 Registro fotográfico

De maneira análoga ao Fundo: ISAAC FRANCISCO ROJAS

Plano de Classificação

Fundo	Seção	Série	Subsérie Documental
La Asociación Madres de la Candelaria (Colômbia)	Registro de Eventos	Registros Fotográficos	Marchas