sexta-feira, 6 de maio de 2016

Atividade Piloto de Mapeamento


Foi proposto ao Queima de Arquivo a atividade que consiste em mapear o processo de postagem do nosso blog utilizando a ferramenta Bizagi.
Feito isso, segue nossa visão do que consiste esse processo:


Iniciando o Mapeamento de Processos


Bizagi é ferramenta de BPM (Business Process Model).

Criar modelos de processos é de extrema utilidade no monitoramento de indicadores e de atividades de negócios, apoio à tomada de decisão, gestão de documentos, gestão da qualidade, e para ferramentas de integração de sistemas.

Qual a metodologia   para   o mapeamento  e  melhoria  de  processos?
"Ela  se  inicia  na  definição  de  objetivos estratégicos corporativos, passando  pelo  mapeamento    das atividades atuais. Procura-se  então  levantar  possíveis  melhorias  e  sua   conclusão  se  dá  ao  mensurar os resultados  dos  novos  processos e comparar  ao que acontecia  anteriormente, buscando verificar evoluções em relação à gestão ..."
"A fim de solucionar vários dos problemas organizacionais mais comuns, bem como  aumentar  a  eficiência  e  eficácia  de  sua  gestão,  foi  concebida  a  gestão  por processos." (Aguiar, 2010)

Como implementar a gestão por processos ?
"Documentar a missão, estratégia, metas e objetivos da organização; Preparação da modelagem; Descrever as metas dos processos e ambiente; Construir o mapa geral do processo; Construção do Diagrama; Avaliação do modelo obtido; Definir características do processo desejado; Viabilidade do processo desejado." (Aguiar, 2010)

"A  gestão  por  processos  não  pode  se  resumir  apenas  ao  registro  das atividades  por  meio  de  fluxogramas.  Deve ser sim  uma  ferramenta  que  provocará mudanças  positivas  nas  organizações.  Assim,  se  faz necessário  que  ela  seja promotora de melhorias e ganhos." (Aguiar, 2010)

Níveis de detalhamento do mapa de processos:
"Os níveis são classificados de 1 a 4 conforme sua complexidade, a saber: 
Nível 1 - Nível dos processos; Nível 2 - Nível de sub processos. (Reconhecido por detalhar cada processo em sub processos desempenhados por áreas). Nível 3 – Nível de atividades; Nível 4 – Nível de tarefas" (Razzini 2013)

Razzini 2013

Tivemos acesso a noções de fluxograma em Organizações, Métodos e Sistemas (OMS), mas não utilizamos nenhuma ferramenta além de caneta e papel (por incrível que pareça). Apesar de que tenha citado em vários momentos o assunto "BPMN".
Felizmente em Arquivo Corrente 2, o professor por iniciativa própria e para mostrar, na prática, os diversos documentos gerados durante os trâmites administrativos, nos apresentou a ferramenta Bizagi.

O mapeamento por meio deste software evidenciou as etapas pelas quais "batemos cabeça" semanalmente, por não haver uma previsão de divisão de tarefas (até agora, é claro). Deixamos, por exemplo, em alguns momentos de entregar atividades optativas por não termos analisado o processo anteriormente.

O Processo, como foi apresentado na outra atividade desta semana, ainda será melhorado visando desempenhar nossas tarefas de maneira mais eficiente em um futuro próximo.

Aguiar, SANDRO ALEXANDRE RIBEIRO DE
MAPEAMENTO E MELHORIA DE PROCESSO: CASO PRÁTICO 
http://bdm.unb.br/bitstream/10483/2612/1/2010_SandroAlexandreRibeiroAguiar.pdf

RAZZINI, JOÃO RICARDO BONDAN
TECNOLOGIAS DE SOFTWARES: REQUERIMENTOS DE ESPECIFICAÇÃO FUNCIONAL E MAPEAMENTO DE PROCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

http://sistemas.lactec.org.br/mestrado/dissertacoes/arquivos/JoaoRazzini.pdf



quinta-feira, 5 de maio de 2016



Classificando...


Crítica do plano de classificação Conarq área-meio:

Neste plano as classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos. 

Em levantamento realizado (Souza 2006), a maioria (86%) dos usuários afirmou possuir dúvidas em relação à aplicação do Plano CONARQ na prática. As "queixas" mais comuns foram:

-Dificuldade de entendimento do Código por desconhecimento e/ou falta de clareza do instrumento;
-Possibilidade de classificar em mais de um código, ou seja, dá margem a múltiplas interpretações; e
-Defasagem do Código - não contemplando todas as funções e atividades desenvolvidas pelos órgãos
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. et al. O uso do código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos. Arquivistica.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 19-37, 2006.

A falta de clareza do instrumento e a possibilidade de classificar em mais de um código, se deve em parte porque o plano não detalha a classificação até ao nível do tipo documental.
A aplicação do instrumento se torna bastante complicada devido o uso do termo “assunto”.  O termo deveria se referir, mais apropriadamente, ao conteúdo estrito de um documento. Ocorre que ora entendido como “atividade”, ora como “tema” gera inúmeras confusões. 
Podem ser encontradas, no mesmo nível de classificação, as seguintes incidências: assunto como função, tipologia documental ao lado de espécies documentais, atividade ao nível de uma função, tipologia documental empregada como assunto.

Portanto pela impossibilidade de classificar corretamente o “Registro Fotográfico” apresentado em sala de aula no Plano do Conarq passemos à utilização de outros três instrumentos:


Fundo: Asociación Caminos de Esperanza Madres de la Candelaria

Espécie
Registro Fotográfico

Função
Registro de marchas ou eventos públicos

Espécie e Função:
Registro Fotográfico de marchas     ou
Registro Fotográfico de eventos públicos


No plano Senado Federal:

O problema encontrado é que o plano classifica o Registro Fotográfico apenas como um dos insumos/produtos para a divulgação da instituição. Teremos que adápta-lo para comtemplar também o registro dos eventos de divulgação, por exemplo, através de fotos, de atividades realizadas.
A função existente é "Comunicação Institucional" em sua subfunção "Divulgação Institucional". Fazendo uma analogia às tipologias encontradas: Comprovante de Participação em Eventos (53.03.03.02), Relatório da Participação em Eventos (53.03.03.16) e Relatório referente à Promoção de Cerimônias e Eventos (53.03.03.18), podemos criar "Registro fotográfico de Cerimônias e Eventos".

Disponível no plano:
53 Função Comunicação Institucional
53.03 Subfunção Divulgação Institucional
53.03.02 Atividade Produção de Áudio, Imagem e Programa
53.03.02.17 Tipo Documental Registro Fotográfico


Sugestão de atualização/adaptação do plano:
53 Função Comunicação Institucional
53.03 Subfunção Divulgação Institucional
53.03.03 Atividade: Promoção de Cerimônias e Eventos
53.03.03.99 Tipo Documental  *Outros Tipos Documentais – Especificar:
*Registro fotográfico de Cerimônias e Eventos 

Eventualmente na próxima revisão/atualização do plano poderia, então, ser incluída a nova tipologia:
53.03.03.21 Tipo Documental Registro Fotográfico de Cerimônias e Eventos

Notem que a caracterização até o nível do Tipo Documental é o ponto forte no Plano do Senado e o nível de detalhamento alcança a Espécie e a Função.


No Plano do Estado de São Paulo:
Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção: 02.01 Assessoria de imprensa
Atividade: 02.01.04 Produção de registros de imagem e som
02.01.04.02 Registro fotográfico


De maneira análoga ao Fundo: ISAAC FRANCISCO ROJAS

Plano de Classificação
Fundo
Seção
Série
Subsérie Documental
La Asociación Madres de la Candelaria (Colômbia)
Registro de Eventos
Registros Fotográficos
Marchas