Atividade Piloto de Mapeamento
Foi proposto ao Queima de Arquivo a atividade que consiste em mapear o processo de postagem do nosso blog utilizando a ferramenta Bizagi.
Feito isso, segue nossa visão do que consiste esse processo:
sexta-feira, 6 de maio de 2016
Iniciando o Mapeamento de Processos
Bizagi é ferramenta de BPM (Business Process Model).
Criar modelos de processos é de extrema utilidade no monitoramento de indicadores e de atividades de negócios, apoio à tomada de decisão, gestão de documentos, gestão da qualidade, e para ferramentas de integração de sistemas.
Qual a metodologia para o mapeamento e melhoria de processos?
"Ela se inicia na definição de objetivos estratégicos corporativos, passando pelo mapeamento das atividades atuais. Procura-se então levantar possíveis melhorias e sua conclusão se dá ao mensurar os resultados dos novos processos e comparar ao que acontecia anteriormente, buscando verificar evoluções em relação à gestão ..."
"A fim de solucionar vários dos problemas organizacionais mais comuns, bem como aumentar a eficiência e eficácia de sua gestão, foi concebida a gestão por processos." (Aguiar, 2010)
Como implementar a gestão por processos ?
"Documentar a missão, estratégia, metas e objetivos da organização; Preparação da modelagem; Descrever as metas dos processos e ambiente; Construir o mapa geral do processo; Construção do Diagrama; Avaliação do modelo obtido; Definir características do processo desejado; Viabilidade do processo desejado." (Aguiar, 2010)
"A gestão por processos não pode se resumir apenas ao registro das atividades por meio de fluxogramas. Deve ser sim uma ferramenta que provocará mudanças positivas nas organizações. Assim, se faz necessário que ela seja promotora de melhorias e ganhos." (Aguiar, 2010)
Níveis de detalhamento do mapa de processos:
"Os níveis são classificados de 1 a 4 conforme sua complexidade, a saber:
Nível 1 - Nível dos processos; Nível 2 - Nível de sub processos. (Reconhecido por detalhar cada processo em sub processos desempenhados por áreas). Nível 3 – Nível de atividades; Nível 4 – Nível de tarefas" (Razzini 2013)
Tivemos acesso a noções de fluxograma em Organizações, Métodos e Sistemas (OMS), mas não utilizamos nenhuma ferramenta além de caneta e papel (por incrível que pareça). Apesar de que tenha citado em vários momentos o assunto "BPMN".
Felizmente em Arquivo Corrente 2, o professor por iniciativa própria e para mostrar, na prática, os diversos documentos gerados durante os trâmites administrativos, nos apresentou a ferramenta Bizagi.
O mapeamento por meio deste software evidenciou as etapas pelas quais "batemos cabeça" semanalmente, por não haver uma previsão de divisão de tarefas (até agora, é claro). Deixamos, por exemplo, em alguns momentos de entregar atividades optativas por não termos analisado o processo anteriormente.
O Processo, como foi apresentado na outra atividade desta semana, ainda será melhorado visando desempenhar nossas tarefas de maneira mais eficiente em um futuro próximo.
Aguiar, SANDRO ALEXANDRE RIBEIRO DE
MAPEAMENTO E MELHORIA DE PROCESSO: CASO PRÁTICO
http://bdm.unb.br/bitstream/10483/2612/1/2010_SandroAlexandreRibeiroAguiar.pdf
RAZZINI, JOÃO RICARDO BONDAN
TECNOLOGIAS DE SOFTWARES: REQUERIMENTOS DE ESPECIFICAÇÃO FUNCIONAL E MAPEAMENTO DE PROCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
http://sistemas.lactec.org.br/mestrado/dissertacoes/arquivos/JoaoRazzini.pdf
Criar modelos de processos é de extrema utilidade no monitoramento de indicadores e de atividades de negócios, apoio à tomada de decisão, gestão de documentos, gestão da qualidade, e para ferramentas de integração de sistemas.
Qual a metodologia para o mapeamento e melhoria de processos?
"Ela se inicia na definição de objetivos estratégicos corporativos, passando pelo mapeamento das atividades atuais. Procura-se então levantar possíveis melhorias e sua conclusão se dá ao mensurar os resultados dos novos processos e comparar ao que acontecia anteriormente, buscando verificar evoluções em relação à gestão ..."
"A fim de solucionar vários dos problemas organizacionais mais comuns, bem como aumentar a eficiência e eficácia de sua gestão, foi concebida a gestão por processos." (Aguiar, 2010)
Como implementar a gestão por processos ?
"Documentar a missão, estratégia, metas e objetivos da organização; Preparação da modelagem; Descrever as metas dos processos e ambiente; Construir o mapa geral do processo; Construção do Diagrama; Avaliação do modelo obtido; Definir características do processo desejado; Viabilidade do processo desejado." (Aguiar, 2010)
"A gestão por processos não pode se resumir apenas ao registro das atividades por meio de fluxogramas. Deve ser sim uma ferramenta que provocará mudanças positivas nas organizações. Assim, se faz necessário que ela seja promotora de melhorias e ganhos." (Aguiar, 2010)
Níveis de detalhamento do mapa de processos:
"Os níveis são classificados de 1 a 4 conforme sua complexidade, a saber:
Nível 1 - Nível dos processos; Nível 2 - Nível de sub processos. (Reconhecido por detalhar cada processo em sub processos desempenhados por áreas). Nível 3 – Nível de atividades; Nível 4 – Nível de tarefas" (Razzini 2013)
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| Razzini 2013 |
Tivemos acesso a noções de fluxograma em Organizações, Métodos e Sistemas (OMS), mas não utilizamos nenhuma ferramenta além de caneta e papel (por incrível que pareça). Apesar de que tenha citado em vários momentos o assunto "BPMN".
Felizmente em Arquivo Corrente 2, o professor por iniciativa própria e para mostrar, na prática, os diversos documentos gerados durante os trâmites administrativos, nos apresentou a ferramenta Bizagi.
O mapeamento por meio deste software evidenciou as etapas pelas quais "batemos cabeça" semanalmente, por não haver uma previsão de divisão de tarefas (até agora, é claro). Deixamos, por exemplo, em alguns momentos de entregar atividades optativas por não termos analisado o processo anteriormente.
O Processo, como foi apresentado na outra atividade desta semana, ainda será melhorado visando desempenhar nossas tarefas de maneira mais eficiente em um futuro próximo.
Aguiar, SANDRO ALEXANDRE RIBEIRO DE
MAPEAMENTO E MELHORIA DE PROCESSO: CASO PRÁTICO
http://bdm.unb.br/bitstream/10483/2612/1/2010_SandroAlexandreRibeiroAguiar.pdf
RAZZINI, JOÃO RICARDO BONDAN
TECNOLOGIAS DE SOFTWARES: REQUERIMENTOS DE ESPECIFICAÇÃO FUNCIONAL E MAPEAMENTO DE PROCESSO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
http://sistemas.lactec.org.br/mestrado/dissertacoes/arquivos/JoaoRazzini.pdf
quinta-feira, 5 de maio de 2016
Classificando...
Crítica do plano de
classificação Conarq área-meio:
Neste plano as classes principais correspondem às grandes funções
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua
vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos.
Em levantamento realizado (Souza 2006), a maioria (86%) dos usuários
afirmou possuir dúvidas em relação à aplicação do Plano CONARQ na prática. As
"queixas" mais comuns foram:
-Dificuldade de entendimento do Código por desconhecimento e/ou falta de
clareza do instrumento;
-Possibilidade de classificar em mais de um código, ou seja, dá margem a
múltiplas interpretações; e
-Defasagem do Código - não contemplando todas as funções e atividades
desenvolvidas pelos órgãos
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. et
al. O uso do código de classificação de documentos de arquivo do Conselho
Nacional de Arquivos. Arquivistica.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 19-37,
2006.
A falta de clareza do instrumento e a possibilidade de classificar em
mais de um código, se deve em parte porque o plano não detalha a classificação
até ao nível do tipo documental.
A aplicação do instrumento se torna bastante complicada devido o uso do
termo “assunto”. O termo deveria se referir, mais apropriadamente, ao
conteúdo estrito de um documento. Ocorre que ora entendido como “atividade”,
ora como “tema” gera inúmeras confusões.
Podem ser encontradas, no mesmo nível de classificação, as seguintes
incidências: assunto como função, tipologia documental ao lado de espécies
documentais, atividade ao nível de uma função, tipologia documental empregada
como assunto.
Portanto pela impossibilidade de classificar corretamente o “Registro
Fotográfico” apresentado em sala de aula no Plano do Conarq passemos à utilização
de outros três instrumentos:
Fundo: Asociación Caminos de Esperanza Madres de la Candelaria
Espécie
Registro Fotográfico
Função
Registro de marchas ou eventos públicos
Espécie e Função:
Registro Fotográfico de marchas ou
Registro Fotográfico de eventos públicos
No plano Senado Federal:
O problema encontrado é que o plano classifica o Registro Fotográfico
apenas como um dos insumos/produtos para a divulgação da instituição. Teremos
que adápta-lo para comtemplar também o registro dos eventos de divulgação, por
exemplo, através de fotos, de atividades realizadas.
A função existente é "Comunicação Institucional" em sua
subfunção "Divulgação Institucional". Fazendo uma analogia às
tipologias encontradas: Comprovante de Participação em Eventos (53.03.03.02),
Relatório da Participação em Eventos (53.03.03.16) e Relatório referente à
Promoção de Cerimônias e Eventos (53.03.03.18), podemos criar "Registro
fotográfico de Cerimônias e Eventos".
Disponível no plano:
53 Função Comunicação Institucional
53.03 Subfunção Divulgação Institucional
53.03.02 Atividade Produção de Áudio, Imagem e Programa
53.03.02.17 Tipo Documental Registro Fotográfico
Sugestão de atualização/adaptação do plano:
53 Função Comunicação Institucional
53.03 Subfunção Divulgação Institucional
53.03.03 Atividade: Promoção de Cerimônias e Eventos
53.03.03.99 Tipo Documental *Outros Tipos Documentais – Especificar:
*Registro fotográfico de Cerimônias e Eventos
Eventualmente na próxima revisão/atualização do plano poderia, então,
ser incluída a nova tipologia:
53.03.03.21 Tipo Documental Registro Fotográfico de Cerimônias e Eventos
Notem que a caracterização até o nível do Tipo Documental é o ponto
forte no Plano do Senado e o nível de detalhamento alcança a Espécie e a
Função.
No Plano do Estado de São Paulo:
Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção: 02.01 Assessoria de imprensa
Atividade: 02.01.04 Produção de registros de imagem e som
02.01.04.02 Registro fotográfico
De maneira análoga ao Fundo: ISAAC FRANCISCO ROJAS
Plano de Classificação
Fundo
|
Seção
|
Série
|
Subsérie Documental
|
La
Asociación Madres de la Candelaria (Colômbia)
|
Registro
de Eventos
|
Registros
Fotográficos
|
Marchas
|
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