Comparando os Planos

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades – meio,  foi desenvolvido pelo Arquivo Nacional, pela Secretaria da Administração Federal e pelo Ministério do Planejamento e Orçamento e posteriormente aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. O CONARQ em sua resolução define o seu plano “como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR”, ou seja pela Administração Pública Federal e mais especificamente, os Órgaos do Poder Executivo federal.

As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão (Funcional). Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos.

Em levantamento realizado (Souza 2006), a maioria (86%) dos usuários afirmou possuir dúvidas em relação à aplicação do Plano CONARQ na prática. As "queixas" mais comuns foram:

•         Dificuldade de entendimento do Código por desconhecimento e/ou falta de clareza do instrumento;
•        Possibilidade de classificar em mais de um código, ou seja, dá margem a múltiplas interpretações; e
•          Defasagem do Código - não contemplando todas as funções e atividades desenvolvidas pelos órgãos

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. et al. O uso do código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos. Arquivistica.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, p. 19-37, 2006.

Uma crítica ao Plano Conarq é que dada a sua complexidade se torna necessário o acompanhamento de um arquivista para utilizá-lo, e ainda, adaptá-lo ao órgão. 

A aplicação do instrumento se torna bastante confusa quando são encontradas, no mesmo nível de classificação, as seguintes incidências: assunto como função, tipologia documental ao lado de espécies documentais, atividade ao nível de uma função, tipologia documental empregada como assunto. 

Outra crítica é o uso do termo “assunto” pois se refere, mais apropriadamente, ao conteúdo estrito de um documento. Ocorre que ora entendido como “atividade”, ora como “tema” gera inúmeras confusões.  Baseado no CDD, o plano se aproxima mais de um modelo Temático do que Funcional.

Constata-se também a limitada capacidade de expansão do plano de classificação. O principal fator de restrição deste método é que somente nove dígitos podem ser utilizados para representar o primeiro nível da classificação.

Estudos realizados sobre diferentes Planos (reais) de Classificação:

- O Plano de Classificação do Senado tem com base o método de classificação funcional, em que os tipos e séries documentais ficam relacionados à área, função, subfunção e atividade (com seus respectivos tipos documentais - ou séries documentais) que originaram sua produção. Também foi estabelecida a hierarquização das funções até chegar aos documentos.

O primeiro critério para classificação dos documentos é a identificação de sua área de produção - Área Fim ou Área Meio.

Os códigos iniciais de 01 a 49 foram reservados para Funções da Área-Fim e os códigos de 50 a 99 utilizados para Funções relacionadas à Área-Meio.

O sistema de codificação é composto por quatro campos numéricos separados por um ponto, onde cada campo representa um nível de classificação.

- No Plano de Classificação de Documentos por Assuntos da ANEEL, os assuntos levantados foram divididos em três grandes blocos, sendo o primeiro voltado para as atividades amplas de gestão, o segundo para as  atividades-meio e o terceiro para as atividades-fim .

Especificamente nos assuntos relacionados às atividades-meio, adotou-se como base, o  plano do CONARQ.

Para elaboração deste plano, os assuntos levantados foram divididos em três grandes blocos, sendo o primeiro voltado para as atividades amplas de gestão (itens 001 a 009); o segundo para as atividades de natureza administrativa (010 a 090); e o terceiro para as atividades vinculadas às atribuições da Agência (100 a 800).

Itens 001 a 009, respectivos grupos e subgrupos

Aqui foram incluídos "os assuntos referentes às atividades que tratam diretamente das metas institucionais, seu planejamento, a defesa dos princípios adotados, bem como as relações de parceria estabelecidas com outras instituições no intuito de alcançar seus objetivos mais amplos, enquanto órgão regulador e fiscalizador do setor elétrico brasileiro".

Os itens 001, 002 e 005 contemplam as atividades de relações Institucionais, planejamento da gestão institucional e defensoria.

Os Itens 010 a 090  "refletem as atividades meio ou administrativas e financeiras e abarcando assuntos relacionados à Secretaria, recursos humanos, materiais e financeiros, comunicação e informação". Idênticos à organização do Plano do CONARQ.

Nos Itens 100 a 800 foram contemplados os assuntos relativos às atividades fim da ANEEL e por este motivo, refletem suas atribuições reguladoras e fiscalizadoras. "Para a inserção dos itens pertinentes no referido Plano de Classificação, adotou-se como recurso o agrupamento dos assuntos inerentes a algumas Superintendências a partir da afinidade existente entre as atividades desempenhadas pelas mesmas ...".

"Grande bloco" - Àrea-fim

100 e 800 – VAGO

200 – Estudos e Regulação Econômica do Mercado e Estímulo à competição

Espelha as atividades desenvolvidas pelas Superintendência de Regulação Econômica e Superintendência de Estudos Econômicos de Mercado.

300 – Relações com o mercado e Ouvidoria

Abarca apenas as atividades desenvolvidas pela própria Superintendência de Mediação Administrativa, ou seja, ações de mediação e de gestão de conflitos.

400 – Gestão de Potenciais Hidráulicos

Os assuntos refletem as atividades desempenhadas pelas Superintendência de Gestão de Potenciais Hidráulicos e Superintendência de Estudos e Informações Hidrológicas.

500 – Outorga de Concessões e Autorizações

Reúne os assuntos/atribuições das duas Superintendências encarregadas das análises e das   aprovações de implantação e exploração de unidades geradoras hidrelétricas, termelétricas, eólicas, bem como dos serviços de transmissão e distribuição de energia elétrica, ou seja, Superintendência de Concessões e Autorizações de Geração e Superintendência de Concessões e Autorizações de Transmissão e Distribuição.

600 – Fiscalização da geração, Qualidade do serviço e Econômico-Financeira

Nesta classe foram agrupados os assuntos pertinentes às áreas voltadas para as ações de fiscalização exercidas pela ANEEL, tanto no que se refere à qualidade do serviços de geração, como dos serviços de eletricidade e o desempenho econômico–financeiro dos agentes. Engloba, portanto, as Superintendência de Fiscalização dos Serviços de Geração, Superintendência de Fiscalização dos Serviços de Eletricidade e Superintendência de Fiscalização-Econômica Financeira.

700 – Regulação Técnica e Padrões de Serviço

Foram agrupados os assuntos pertinentes às atividades de regulação dos diversos serviços de energia elétrica desempenhadas pelas Superintendência de Regulação dos Serviços de Geração, Superintendência de Regulação dos Serviços de Transmissão, Superintendência de Regulação dos Serviços de Distribuição e Regulação dos Serviços de Comercialização da Eletricidade.          

900 – Assuntos Diversos

- Classificação do fundo Isaac Francisco Rojas

Foi classificado em Seção, Sub-seção, Série e Sub-série, quais sejam:

AGRUPACIONES/ SECCIONES DOCUMENTALES; SUB-SECCION DOCUMENTALES; SERIES DOCUMENTALES e SUBSERIES DOCUMENTALES

As seções foram: 01. PERSONAL; 02. CARRERA MILITAR; 03. VICEPRESIDENCIA PROVISIONAL DE LA NACION; 04. RETIRO EFECTIVO; 05. ACTIVIDAD POLITICO- INTELECTUAL; 06. COLECCION BIBLIOGRAFICA; 07. DEHN (numeração acrescentada pelo grupo para fins didáticos.

Como está no fundo:

FONDO DOCUMENTAL: ISAAC FRANCISCO ROJAS

_SUBFONDO DEHN

__INVESTIGACION “REVOLUCIÓN LIBERTADORA”

___ANTECEDENTES DE LA REVOLUCION LIBERTADORA DEL AÑO 1955 Y EL ACTO SUBVERSIVO DEL 28 DE SEPTIEMBRE DE 1951

_____RECORTES DE PRENSA

http://www.archivosabiertos.com/docs/fondoRojas/cuadroSeccionesySeriesDocumentales/subfondo-dehn.html#RECORTESPRENSA

Exemplo de como poderia ser representando em blocos numéricos:

07. DEHN;  

07.01 INVESTIGACION “REVOLUCIÓN LIBERTADORA”;

07.01.05 HISTORIA DE LAS OPERACIONES DE LA MARINA DE GUERRA EN SEPTIEMBRE DE 1955-MENSAJES NAVALES e  

07.01.06 RECORTES DE PRENSA.

Para efeitos de comparação vimos como ficaria classificado o mesmo documento no Plano de Classificação do Senado Federal e em um plano baseado no do CONARQ, no caso ANEEL:

Espécie e Função:  
Manual - de Gestão de Documentos e Informações

No plano Senado Federal:

54 Função Gestão de Documentos e Informações

54.01 Subfunção Normatização da Gestão de Documentos e Informações

54.01.01 Atividade Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e

Informações

54.01.01.06 Tipo Documental Manual de Gestão de Documentos e Informações

No plano ANEEL *:

060-    Documentação e informação

063 - Gestão de Documentos

063.1 – Normas, manuais, legislação

* "atividade", Grupo e Sub-grupo

Notem que o mesmo documento está mais bem caracterizado no Plano do Senado.